- Associazione
L’efficienza e la digitalizzazione dei processi HR rappresentano anche nel delicato universo sanitario una leva strategica per garantire continuità operativa, qualità del servizio e benessere organizzativo. Ne è un esempio concreto il percorso intrapreso da Smart Clinic, realtà sanitaria in forte espansione,che ha scelto di affidarsi a Catamacro per digitalizzare e semplificare la gestione delle presenze e dei processi approvativi in 14 strutture operative dislocate sul territorio italiano.
Quello in cui opera Smart Clinic, che propone un’offerta articolata su più discipline, è un contesto dinamico, multisede, con orari differenziati e un numero crescente di dipendenti: oltre 83, distribuiti su più presìdi. In questo scenario, gestire presenze, turni, ferie, permessi e flussi paghe con strumenti manuali stava diventando sempre più complesso.
L’analisi iniziale svolta da Catamacro ha messo in luce criticità diffuse nel modello precedente:
-Sistemi disomogenei per la rilevazione presenze (badge fisici, timbrature tradizionali).
-Gestione manuale di straordinari, ferie e permessi tramite fogli Excel.
-Flussi approvativi frammentati, con più attori coinvolti e processi non tracciati.
-Turnistiche differenti tra sedi, con difficoltà a garantire uniformità e conformità contrattuale (CCNL Studi Professionali).
-Integrazione assente tra timbrature e gestionale paghe.
In sintesi: un sistema non scalabile, con rischi crescenti di errore, dispersione informativa e perdita di controllo sui dati.
La proposta di Catamacro è stata quella di introdurre una soluzione modulare, flessibile e pienamente integrata, in grado di accompagnare la crescita di Smart Clinic e semplificare il lavoro quotidiano di HR, coordinatori e personale sanitario.
“La scelta è ricaduta sul portale TeamSystem HR all-in-one, configurato e personalizzato in ogni dettaglio per rispondere alle esigenze della struttura multisede. Il progetto ha previsto: app mobile per timbratura geolocalizzata, con perimetri definiti per ciascuna sede; integrazione automatica con il gestionale paghe, tramite il modulo Integration Hub; flussi approvativi digitali, con percorsi su misura per ferie, permessi, straordinari; gestione centralizzata e conforme delle causali (es.malattia); profili orari differenziati per ogni presidio, adattati a turni ed esigenze locali; regole puntuali per gli straordinari, con soglie minime, tagli temporali e criteri approvativi chiari. La configurazione ha tenuto conto sia degli aspetti normativi sia delle specificità organizzative di Smart Clinic, senza imporre modelli standard ma valorizzando le caratteristiche del cliente”, evidenziano da Catamacro.
Come spiegano dal la nuova realtà nata dall’unione di CATA Informatica e Macro Group per accompagnare le aziende in percorsi di digitalizzazione strutturati, innovativi e su misura, a pochi mesi dall’attivazione della nuova piattaforma i vantaggi sono già evidenti: zero carta nella gestione HR: tutte le operazioni avvengono in digitale; controllo puntuale sulle ore lavorate, grazie alla geolocalizzazione; snellimento dei flussi verso il consulente paghe, con meno errori e tempi ridotti; tracciabilità delle approvazioni, con validazioni rapide e coerenti; adattabilità su scala, per ogni nuova apertura di sede.
Inoltre, il sistema offre reportistica centralizzata e un’interfaccia intuitiva per gli operatori interni, che possono gestire autonomamente le proprie richieste.
“Il caso Smart Clinic dimostra come la digitalizzazione HR possa diventare un fattore abilitante per la sanità privata, in particolare in realtà caratterizzate da una presenza multisede sul territorio, modelli organizzativi decentralizzati e necessità di integrare turni, straordinari e richieste su base locale”, commentano dall’azienda.
L’approccio adottato da Catamacro ha permesso di costruire una soluzione coerente con la complessità reale, in un settore dove il tempo operativo è prezioso e i margini di errore devono essere ridotti al minimo.
La collaborazione tra Smart Clinic e Catamacro rappresenta un esempio concreto di come tecnologia, consulenza e ascolto del cliente possano convergere per risolvere problemi strutturali e abilitare una crescita sostenibile.
“Il progetto ha dimostrato che non esiste una soluzione unica per tutte le aziende, ma che con le giuste competenze è possibile modellare strumenti digitali su misura, anche nei contesti più articolati.
ConTeamSystem HR all-in-one e l’esperienza di Catamacro, la gestione HR di Smart Clinic è passata da una criticità a un vero asset per l’intera organizzazione” , concludono da Catamacro.
