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Il 13 novembre 2025, nella cornice di Cantina Umberto Cesari a Castel San Pietro Terme, in provincia di Bologna, Catamacro ed ELO Digital Office Italia hanno riunito aziende, innovatori e professionisti IT per raccontare una trasformazione che sta già cambiando il modo in cui le imprese gestiscono le informazioni: la nuova era della gestione documentale abilitata dall’intelligenza artificiale.
Un incontro che non è stato solo un momento di aggiornamento tecnologico, ma una vera sessione di visione strategica sui processi aziendali. Perché se l’AI rappresenta una svolta in molti ambiti, nell’ECM sta diventando la leva che permette alle imprese di superare un paradigma operativo obsoleto, fatto di faldoni digitali, archivi dispersi, workflow complessi e attività manuali ad alto impatto. “Ed è proprio qui che il valore di Catamacro si è espresso con maggiore evidenza: non solo come system integrator, ma come partner di trasformazione, capace di portare tecnologia, visione e metodo nei processi documentali delle aziende italiane”, spiegano dall’azienda.
Tra gli speaker dell’evento Vito Intini, CEO di ELO Digital Office Italia, ha condiviso una panoramica sull’evoluzione della piattaforma e sul ruolo sempre più centrale della gestione intelligente dei contenuti. Intini ha ricordato come ELO nasca nel 1996 dal gruppo Leitz - lo stesso che inventò il classico faldone nel 1896 - e come sia oggi presente con 1.000 dipendenti, 24 sedi nel mondo e oltre un milione di utenti.
Un percorso lungo, che ha portato l’azienda a diventare uno dei principali provider globali di sistemi ECM. Ma soprattutto un’evoluzione che dimostra una costante: innovare senza perdere la capacità di leggere i bisogni reali delle imprese. “In questo senso, l’evento ha confermato come ELO stia vivendo una delle sue fasi di innovazione più radicali, guidata da quattro pilastri tecnologici: Machine Learning, Large Language Model (LLM), Integrated AI dentro i processi nativi, Document AI, per estrazione semantica di contenuti. È questa convergenza a ridisegnare l’idea stessa di gestione documentale”, continuano da Catamacro.
Nel suo intervento, Fabrizio Frontini, business unit manager Catamacro, ha mostrato in modo chiaro come l’intelligenza artificiale stia trasformando la gestione documentale. Partendo dal contesto aziendale attuale, ha evidenziato come ELO permetta di orchestrare processi complessi integrando ERP, sistemi di produttività e canali di ingresso eterogenei. Ha spiegato la differenza tra le varie tecnologie AI - dal machine learning alla generative AI - e come, nella pratica, il vero valore derivi da architetture ibride che combinano algoritmi, workflow intelligenti e dati aziendali. Gli esempi sono concreti: dalla classificazione automatica dei documenti esterni tramite DocXtractor alla gestione del ciclo passivo con abbinamento automatico di ordini, DDT e fatture. L’AI supporta attività critiche come la conservazione a norma, la dematerializzazione certificata e il monitoraggio dei KPI, introducendo agenti intelligenti capaci di anticipare anomalie e ottimizzare i flussi.
Una parte centrale della giornata è stata effettivamente dedicata alla dimostrazione concreta di come l’intelligenza artificiale stia potenziando ELO ECM Suite. “La sessione tecnica ha mostrato casi reali, tra cui uno particolarmente significativo per il mercato italiano: il flusso di gestione dei Documenti di Trasporto (DDT) nella GDO, un processo storicamente complesso, soggetto a errori, ritardi e controlli manuali. Nella demo live, ELO ha mostrato come oggi l’AI sia in grado di:riconoscere automaticamente il tipo di documento, estrarre i dati chiave indipendentemente dal layout, normalizzare le informazioni, avviare il workflow corretto senza intervento umano e gestire eccezioni e anomalie grazie a suggerimenti intelligenti. Per molti partecipanti, è stato il primo contatto diretto con una gestione documentale davvero autonoma, dove il ruolo umano non sparisce, ma si sposta da “fare” a “controllare”, con un deciso incremento di velocità e qualità”, sottolineano ancora da Catamacro.
Un altro punto forte dell’evento è stata l’introduzione di AutoClassifier, la nuova funzionalità ELO che permette alla piattaforma di riconoscere automaticamente la classe documentale. “Attraverso un processo di addestramento basato su esempi concreti, AutoClassifier identifica lo schema che distingue una fattura da un contratto, un mandato da un DDT, un sollecito da una comunicazione formale. Tutto questo senza regole codificate manualmente. L’impatto pratico è evidente: tempi di smistamento quasi azzerati, drastica riduzione degli errori, possibilità di costruire workflow automatizzati basati su un riconoscimento certo;maggiore scalabilità per aziende che gestiscono migliaia di documenti al giorno. Le slide dedicate all’estrazione metadati hanno reso ancora più tangibile il salto in avanti: non più “leggere un documento”, ma comprenderlo come farebbe un operatore esperto”, evidenziano dall’azienda bolognese.
Se l’AI attira l’attenzione, il vero cambio di paradigma arriva dal nuovo approccio low-code/no-code introdotto da ELO, presentato in dettaglio dal team tecnico. Il perché è semplice: per anni lo sviluppo ECM ha richiesto scripting, competenze verticali e tempi di sviluppo importanti. “Le slide iniziali mostrano chiaramente questo punto di partenza: codice complesso, forte dipendenza dalla piattaforma e tempi di rilascio lunghi. Oggi, invece, ELO punta su centralizzazione degli sviluppi, modularità, riutilizzabilità, configurazioni rapide, verticalizzazioni su misura senza scrivere codice. Il risultato è una piattaforma che permette al reparto IT (o al partner integratore) di progettare, adattare e ottimizzare processi senza dover riscrivere ogni volta la logica tecnica, riducendo i tempi di go-live e aumentando la standardizzazione. Questo approccio apre le porte ai Gen2, cioè pacchetti verticali completamente sviluppati tramite low-code, già pronti all’uso per settori specifici come l’edilizia, la gestione immobiliare e la logistica”, raccontano ancora da Catamacro.
Un’altra parte molto apprezzata dai partecipanti è stata la dimostrazione delle nuove interfacce workspace. “Le slide del low-code mostrano come ELO permetta di costruire ambienti su misura per ogni reparto, con visualizzazioni moderne, gestione degli stati tramite drag&drop e una tracciabilità intuitiva grazie al sistema di filtri modulare. Gli esempi mostrati durante l’evento: la gestione delle pratiche immobiliari come “Business Object” anziché semplici cartelle; l’uso delle Tile per accedere rapidamente alle aree di lavoro; le viste selettive pensate per non sovraccaricare gli utenti; i grafici automaticamente sincronizzati con i risultati di ricerca. Un modo di lavorare che avvicina l’ECM all’esperienza delle app moderne, rendendo più semplice l’adozione interna”, rimarcano dall’azienda.
Non poteva poi mancare un focus sulla compliance. L’anonimizzazione automatica dei dati sensibili è una funzionalità decisiva per settori come HR, legale, sanitario, amministrativo. “L’AI non lavora “in modo opaco”, ma secondo regole configurate e verificabili, nel pieno rispetto del GDPR. In un contesto in cui la sensibilità sui dati personali è sempre più alta, questo aspetto ha raccolto molta attenzione”, affermano da Catamacro.
L’evento non è stato solo una vetrina tecnologica. È stato soprattutto la dimostrazione del ruolo che Catamacro sta assumendo come partner strategico per le imprese italiane. La presentazione corporate a cura di Mattia Macellari, partner Catamacro, ha mostrato chiaramente il posizionamento dell’azienda: più di 920 clienti, oltre 700 progetti realizzati, un team di più di 80 professionisti e 5 sedi operative. “Numeri importanti, ma soprattutto supportati da un approccio maturo alla trasformazione digitale: analisi dei requisiti, identificazione delle piattaforme migliori, implementazione, formazione, help desk, outsourcing. È un metodo che non si limita a “installare software”, ma guida il cliente lungo l’intero percorso di cambiamento”, spiegano ancora da Catamacro.
E non è un caso che Catamacro affianchi tecnologie ELO con competenze in ERP, logistica, automazione, cyber security, produzione 4.0 e HR: perché la gestione documentale non esiste da sola, ma si integra con l’intero sistema informativo aziendale. “L’evento ha reso evidente questo valore: l’AI rivoluziona la tecnologia, ma è il partner giusto a rivoluzionare davvero i processi di un’azienda. AI Revolution 2025 non è stato un evento “sull’AI”. È stato un punto di svolta per mostrare come l’intelligenza artificiale, unita a un approccio low-code e a un design orientato all’utente, possa finalmente liberare le aziende da processi lenti, ripetitivi e poco controllabili. E anche un messaggio chiaro: la trasformazione documentale non è solo automatizzare, ma ripensare. ELO fornisce la tecnologia. Catamacro ne permette l’adozione, la scalabilità e la sostenibilità nel tempo. Il risultato è una gestione documentale che non archivia soltanto, ma comprende, classifica, controlla, governa. Una gestione documentale che non rallenta il business, ma lo accelera. E questa è davvero una nuova era”, concludono da Catamacro.
