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Pianificare
e gestire le trasferte dei dipendenti,
anche quando si tratta di PMI, può
essere molto complesso. Per ogni singolo lavoratore in viaggio è infatti
necessario monitorare aspetti logistici e tecnici come ad esempio le
vaccinazioni, la documentazione e i visti, i collegamenti con la Farnesina, la
verifica dei mezzi e vettori, i pernottamenti, e soprattutto saper valutare la
stabilità o meno dei paesi di destinazione.
Confindustria Emilia offre un servizio di consulenza
per supportare le aziende associate nella corretta gestione dei viaggi di lavoro.
Vediamo, in questo breve
articolo, alcune delle raccomandazioni più importanti da tenere in
considerazione per quanto riguarda i viaggi aziendali.
Con
il termine “trasferta” si intende lo spostamento
temporaneo del lavoratore dalla sua sede abituale, contrattualmente
convenuta, a un’altra indicata preventivamente dall’azienda, per eseguire
l’attività lavorativa.
Malgrado
non ci sia una norma che definisca l’istituto della trasferta, l’esigenza oggi
delle aziende è sempre più quella di potenziare e ampliare le regole alla base
dei viaggi di lavoro.
Come
infatti risulta da un’indagine della Global
Business Travel Association (GBTA),
oltre il 50% delle aziende ha stabilito
nuovi requisiti per le approvazioni delle trasferte, con il 24% delle
realtà che raccoglie informazioni sanitarie dai dipendenti e il 35% delle
aziende che promuovono “comunicazioni o briefing pre-viaggio più frequenti o
dettagliate”.
Per
pianificare al meglio gli spostamenti aziendali è opportuno dotarsi di prassi e procedure adeguate
per meglio gestire ogni situazione: dalla valutazione degli aspetti di
sicurezza alle procedure per ridurre i rischi
sanitari connessi al Covid-19.
Per
questo abbiamo reso disponibile una check list che, in maniera non esaustiva,
può dare alcuni spunti di controllo e di riflessione. Approfondiamo insieme.
Uno dei primi consigli è
quello di dotarsi di una Travel Policy,
ovvero di un documento aziendale che raccolga tutte le regole che i dipendenti
devono seguire durante i loro viaggi aziendali.
La Travel Policy dovrà infatti indicare:
● la disciplina di
rimborso delle trasferte di lavoro;
● le regole per le
trasferta nazionali e internazionali;
● le voci di spesa
ammesse e le relative soglie massime.
La
Travel Policy per essere davvero funzionale, deve essere comprensibile per
tutti, non fraintendibile e facilmente
accessibile sull’intranet aziendale in modo da consentire, in qualsiasi
momento, la verifica della correttezza della procedura adottata.
Nell’analisi
bisogna capire se la trasferta lavorativa è necessaria oppure può essere
sostituita da altre forme di comunicazione a distanza. In alcuni casi non è
possibile sostituire l’intervento in loco (es. manutenzioni o installazioni)
con strumenti web di varia natura; tuttavia in alcune circostanze la comunicazione a distanza può essere
preferibile, soprattutto quando la meta del viaggio di lavoro è un paese a forte rischio epidemiologico e/o
politico.
Nel
valutare la trasferta un suggerimento può essere quello di effettuare un’analisi costi/benefici, dove
analizzare i costi diretti e indiretti (costi diretti: aereo, hotel,
ristoranti, tamponi, ecc.; costi indiretti: lavoro di preparazione, quarantene
in Italia e all’estero, rischi di contagio, chiusure per focolai Covid-19).
Questo punto ha rilevanza per l’ingresso in alcuni paesi dove sono ancora attive norme sanitarie anti-Covid. Tuttavia, possono esserci altre ragioni per cui l’ingresso nel paese non è consentito: ad esempio guerre, disordini, situazioni politiche difficili.
Per ogni struttura, è
necessario richiedere copia dei protocolli con particolare riferimento a:
• manuale o procedure anti-Covid
• procedure di sicurezza in generale
Inoltre,
nella propria Travel Policy,
l’azienda dovrebbe inserire indicazioni e parametri prestabiliti per quanto
riguarda la prenotazione degli hotel da parte dei dipendenti, quali:
• alberghi Covid-free o
dotati di specifici protocolli sanitari
• livello minimo di categoria in funzione dei paesi di destinazione
• vicinanza ai luoghi di lavoro
• facilities disponibili e presenza di Wifi
È necessario non solo
formare il dipendente delle procedure e delle prassi contenute nella Travel Policy ma anche
informarlo circa:
● gli aspetti
culturali del paese di destinazione
● le procedure Covid
necessarie per l’ingresso e attive nel paese
● la situazione di
rischio
● cosa fare in caso
di emergenza
Un’altra precauzione utile
è segnalare la trasferta attraverso l'app
della Farnesina "Dove siamo nel mondo": è una procedura semplice
e veloce che consente di rintracciare
più velocemente e facilmente i connazionali all'estero in caso di
necessità.
Il team di Confindustria Emilia è a
disposizione delle aziende associate
per dare supporto nella corretta
gestione dei viaggi di lavoro.
Per questo,
ha realizzato due check list: una dedicata alle funzioni aziendali che
pianificano gli spostamenti lavorativi, l’altra destinata al personale che
viaggia, per fare un primo passo verso una gestione più attenta e consapevole
delle trasferte lavorative.
Inoltre,
sempre sulla pagina Consulenza Viaggi di Lavoro di Confindustria Emilia, è
possibile avere sempre a disposizione informazioni e link utili sulla gestione
delle emergenze e dell’assistenza sanitaria, con indicazione dei siti e delle
app a cui registrarsi prima di partire.
La consulenza sui viaggi
lavorativi è uno dei tanti vantaggi di cui possono godere le imprese che si
associano a Confindustria Emilia, scopri tutti gli altri e perché fare rete con noi è importante.
