Come comportarsi in un meeting con clienti e colleghi cinesi

Confindustria Emilia, nell'ottica di favorire lo sviluppo delle relazioni internazionali delle imprese del territorio, mette a disposizione un'area dedicata all'internazionalizzazione. Questo spazio offre una gamma completa di servizi utili per agevolare i meeting di business con vari paesi del mondo, come ad esempio: analisi dei flussi import/export mondiali per prodotto, selezione dei mercati a maggior potenziale; ricerca di clienti e fornitori sui mercati esteri; export manager in outsourcing; viaggi d’affari con agende d’incontri b2b presso i potenziali clienti.  

In particolare, in questo articolo ci concentreremo sul galateo all’interno dei meeting cinesi, sviluppando i temi più importanti. Ricorda che la prima impressione è fondamentale, pertanto arrivare con puntualità all'incontro e curare con attenzione il momento dei saluti è davvero necessario affinché il tuo approccio rispecchi la professionalità che caratterizzano le relazioni internazionali di successo.

Nel contesto dei meeting con i colleghi cinesi, è fondamentale adottare un approccio formale, rispettoso e consapevole delle consuetudini culturali locali. Evita esuberanze nei saluti e, se presente un accompagnatore che conosce la controparte, fai affidamento sulla presentazione da parte di questa terza persona.  

Durante il saluto, è consigliato porgere una lunga stretta di mano, accompagnata da un leggero inchino in avanti della testa e del busto, partendo dalla persona più grande. Questo gesto, carico di significato di rispetto reciproco, costituisce un rituale importante nel contesto professionale cinese. La stretta di mano cinese è generalmente leggera ma persistente, in quanto sta a significare l'inizio di un rapporto o la conclusione di un contratto.  

Durante tale gesto formale, ricorda di abbassare lo sguardo come segno di rispetto.

Generalmente durante i meeting non è considerato educato iniziare subito a discutere di affari. Pertanto, è consigliabile aprire l'incontro scambiandosi cortesemente qualche convenevole, evitando però tematiche delicate come quelle politiche e culturali.  

Durante le conversazioni con colleghi cinesi, è consigliato ridurre al minimo la gestualità e la mimica facciale, poiché, culturalmente, i cinesi tendono a evitare il contatto visivo e a mantenere un'espressione impassibile. Questo atteggiamento, che può differire dalle consuetudini in Occidente, riflette la loro preferenza per una comunicazione più contenuta e riservata.

Nel contesto professionale cinese, le relazioni gerarchiche rivestono un ruolo di massimo rispetto, sia nell'ambito lavorativo che in quello personale. Quando si verifica un incontro, è fondamentale seguire protocolli specifici. I capi delle delegazioni, in particolare, sono tenuti ad entrare per primi nell'ambiente del meeting e a prendere posizione sedendosi l'uno di fronte all'altro, affiancati dai rispettivi colleghi in base all'ordine gerarchico. La persona di maggiore importanza deve assicurarsi di avere una visuale ampia sulla stanza, evitando di sedersi con le spalle rivolte a una porta o a uno specchio.  

Nel corso dei business meeting in Cina, è cruciale manifestare rispetto nei confronti del padrone di casa, specialmente se si tratta di una figura di rilievo sociale o politico. In tal senso, è buona educazione alzarsi ogni volta che questa persona entra o esce dalla stanza, in particolare se è anziana.

L'abitudine di bere acqua calda è una pratica radicata e diffusa in vari luoghi, come uffici, scuole ed edifici pubblici, dove spesso è presente un distributore di acqua.  

Questa preferenza per l'acqua calda è motivata principalmente da convinzioni legate alla salute, e supportate da detti popolari. L'acqua bollente è ritenuta particolarmente benefica, e, naturalmente, è indispensabile per preparare il tè verde, una bevanda tradizionale cinese. Pertanto, è consigliabile tenere presente questa abitudine culturale, e se la delegazione cinese è ospite, sarà senz'altro apprezzato offrire acqua calda o tè caldo, piuttosto che bevande ghiacciate, anche d’estate.

È sempre consigliabile avere con sé un blocchetto di biglietti da visita durante gli incontri d'affari e gli eventi di business. Nel rispetto del galateo del lavoro in Cina, lo scambio dei biglietti da visita è un atto formale e rispettoso. Quando offri o ricevi un biglietto, assicurati di farlo con entrambe le mani e di evitare di farlo scivolare sul tavolo, poiché questo gesto è considerato offensivo in Cina. Al momento di ricevere un biglietto durante una riunione, dedica alcuni secondi a esaminarlo attentamente e poi posizionalo con cura sul tavolo di lavoro di fronte a te. È importante ricordare di non scrivere mai sui biglietti da visita in presenza di altre persone.  

Tuttavia, al giorno d'oggi, le persone si scambiano i contatti digitalmente tramite WeChat, servizio di comunicazione attraverso messaggi di testo e vocali per dispositivi portatili, sviluppato dalla società cinese Tencent. È comune che i contatti vi chiedano di scansionare il loro codice QR di WeChat. Utilizzando l'applicazione del telefono, è possibile inviare un biglietto da visita elettronico ai propri contatti, inviare messaggi o videochiamate e persino condividere file multimediali di grandi dimensioni. Per la comunicazione d'affari in Cina, questo canale ha ampiamente sostituito l'e-mail.  

WeChat offre anche servizi come pagamenti elettronici, prestiti personali, social media, aggiornamenti sulle notizie e commercio elettronico.  

Assicuratevi di scaricare l'applicazione sul vostro smartphone e di imparare a usarla prima di un viaggio di lavoro in Cina!

In Cina, le dinamiche decisionali durante le riunioni si differenziano notevolmente da quelle in Occidente. Le riunioni non sono il luogo in cui necessariamente si concludono tutte le decisioni. Piuttosto, è più comune partecipare a una serie di incontri più intimi e privati, anziché a grandi assemblee. È importante comprendere che, durante tali riunioni, non ci si può aspettare l'adozione immediata di decisioni cruciali. Molto spesso, le scelte definitive vengono prese in un secondo momento.  

Fondamentale è comprendere che gli affari in Cina richiedono una certa gradualità e l'evitare di affrettare le cose. La pazienza diventa quindi una virtù essenziale per preservare relazioni importanti e non perdere clienti. Rispettare questa metodologia decisionale implica manifestare comprensione e, soprattutto, nascondere qualsiasi segno di impazienza, il quale potrebbe risultare controproducente.

La pratica dei regali costituisce un elemento cruciale nella cultura cinese, rappresentando la base di molteplici relazioni, sia personali che commerciali, attraverso un rituale millenario. In molte circostanze, i doni assumono addirittura una maggiore importanza rispetto a un contratto firmato. È consuetudine presentarsi con un dono, che non necessariamente deve essere costoso, durante ogni visita, ma è interpretato come un gesto di auspicio positivo per le nuove relazioni in costruzione.  

Si preferisce offrire doni avvolti in carta rossa, rosa o dorata, che simbolicamente rappresentano la fortuna, la prosperità e l'abbondanza; mentre è meglio evitare carta nera, bianca o grigia, colori associati al lutto. Allo stesso modo, è consigliabile astenersi dal regalare orologi, fiori recisi, forbici, coltelli o oggetti appuntiti, nonché qualsiasi articolo correlato al numero 4, considerato un presagio negativo in quanto omofono della parola "morte".  

Invece, regali appropriati possono comprendere prodotti tradizionali di artigianato e gastronomia provenienti dal nostro paese, i quali solitamente vengono altamente apprezzati dalla cultura cinese.  

Ps. da non dimenticare, che in Cina è educazione respingere il regalo due - tre volte prima di accettare!

Al centro della cultura cinese un concetto cruciale è quello di "faccia e perdita di faccia": una combinazione intricata di prestigio, reputazione, dignità e onore. Causare la "perdita della faccia" a qualcuno comporta una significativa diminuzione del suo prestigio agli occhi degli altri, per questo nel contesto lavorativo, è imperativo evitare critiche dirette a colleghi o mettere in luce gli errori commessi dai superiori.  

Gli asiatici, in linea di massima, evitano il confronto diretto e spesso sfuggono a "no" espliciti, preferendo mantenere un equilibrio attraverso imprecisioni o omissioni.  

Anche l'utilizzo dell'umorismo richiede particolare attenzione. È cruciale evitare che lo humour sia indirizzato alle persone, poiché ciò potrebbe causare loro una perdita di faccia. Scherzare, anche in modo bonario, su un asiatico di fronte a collaboratori può risultare in un pregiudizio duraturo nei nostri confronti. Infine, l'auto-ironia, se ben accolta in Occidente, può essere interpretata come una   perdita di faccia verso sé stessi in Asia, creando perplessità tra gli interlocutori locali. Pertanto, è consigliabile evitarla.

L'utilizzo di un interprete durante i meeting con clienti cinesi si presenta come una strategia fondamentale, soprattutto quando le differenze culturali possono risultare intricate e la barriera linguistica aggiunge ulteriori complessità durante le negoziazioni. Sebbene l'adozione dell'inglese sembri una soluzione pratica, molti ritengono che la traduzione in questa lingua spesso non riesca a catturare appieno il vero significato di quanto si intende comunicare. Il passaggio dall'inglese al cinese mandarino può risultare inconsistente, poiché alcune parole non hanno corrispondenza diretta, e frasi efficaci in inglese possono assumere significati del tutto diversi o addirittura privi di senso in cinese. L'impiego di un interprete si configura pertanto come una risorsa preziosa, capace di superare ostacoli linguistici e prevenire eventuali fraintendimenti.  

PS. Anche in presenza dell’interprete, è necessario ascoltare e guardare le controparti cinesi quando parlano anche se non si capisce il cinese.  

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