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La costituzione di una società a capitale italiano all’estero, l’acquisizione di quote in imprese straniere, il conferimento di un mandato a professionisti stranieri, sono solo alcuni esempi di attività dove può essere necessario ottenere la legalizzazione di documenti.
La legalizzazione di documenti e l’apostille sono processi fondamentali in un mondo globalizzato e costantemente in crescita: l’aumento dei rapporti internazionali fa sì che sempre più frequentemente atti perfezionati in un paese debbano essere utilizzati in un Paese diverso.
Vediamo allora di cosa si tratta nello specifico.
La recente firma da parte della Cina alla Convenzione sull’Apostille (Convenzione dell’Aja del 1961) ci fornisce l’opportunità di riepilogare la situazione in materia di legalizzazione dei documenti per l’estero, argomento di particolare importanza per le imprese che operano fuori dai confini italiani.
La legalizzazione ha infatti lo scopo di rendere valido all’estero un atto emesso in Italia o viceversa.
Tuttavia è bene sottolineare che la legalizzazione non certifica l'autenticità del contenuto dell'atto legalizzato, bensì l’autenticità della firma e del possesso, in capo al firmatario, dei requisiti per poterla apporre.
La legalizzazione viene effettuata solo su atti e documenti pubblici, mentre, per quanto riguarda atti e documenti privati, l’operazione di legalizzazione può essere effettuata solo se questi vengono sottoposti a trasformazione in atti e documenti pubblici, attraverso le previste modalità di legge: come ad esempio l’autentica notarile, copia conforme, registrazione ecc.
La procedura per rendere utilizzabili documenti italiani all’estero prevede che gli atti e documenti italiani da utilizzare debbano sottostare a una procedura di legalizzazione in due passaggi, ovvero:
Grazie alla Convenzione dell’Aja, se il documento è da presentare in uno dei Paesi della Convenzione, la seconda legalizzazione è sostituita dall'apposizione dell'Apostille.
Si tratta di una speciale dicitura, apposta a mezzo timbro o procedura informatica, dagli organi competenti.
Tramite la Apostille viene dunque riconosciuta la validità dei documenti, eliminando la necessità della seconda legalizzazione presso il consolato straniero in cui il documento verrà utilizzato.
Seguendo lo schema indicato in precedenza, l’Apostille viene apposta dalla Procura della Repubblica, presso il Tribunale territorialmente competente, o dalla Prefettura (Ufficio Territoriale del Governo):
- Orari di apertura e riferimenti di contatto della Procura di Modena sono disponibili qui.
- Per la Procura di Bologna qui.
- Per la procura di Ferrara qui.
- Orari di apertura e riferimenti di contatto della Prefettura di Modena sono disponibili qui.
- Per la Prefettura di Bologna qui.
- Per la Prefettura di Ferrara qui.
I 112 Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja e per i quali è dunque possibile utilizzare l’Apostille per la legalizzazione sono elencati nella tabella di riferimento.
Ricordiamo inoltre che:
Contatta la nostra area internazionalizzazione: il nostro team potrà darti supporto nell’analisi di casi specifici e nella procedura che si applica ai singoli documenti.
